01 mar Co powinien zawierać papier firmowy?

PROJEKT PAPIERU FIRMOWEGO ORAZ PRZEKAZ INFORMACJI

Papier firmowy jest bardzo przydatny w wykonywaniu codziennych formalności. Sporządza się na nim różne dokumenty, umowy oraz wykorzystuje się do oficjalnej korespondencji biznesowej. Dobrze zaprojektowany i wydrukowany na odpowiednim papierze, doda powagi oraz profesjonalizmu każdemu przedsiębiorstwu. Papier firmowy, podobnie jak wizytówka, strona www czy inne nośniki informacji oraz reklamy, reprezentuję firmę przed klientami oraz konkurencjom.

Poprawny wzór papieru firmowego będzie zawierał wszystkie wymagane dane oraz będzie uniwersalny i praktyczny w sporządzaniu różnorodnych dokumentów. Przy wyborze odpowiedniego projektu, warto zwrócić uwagę na parę aspektów poruszanych poniżej. Warto pełną świadomością wykorzystać przewagę jaką daję posiadanie własnego papieru firmowego.

Jakie informacje powinny znaleźć się na papierze firmowym?

Na każdym papierze firmowym powinny znaleźć się przede wszystkim: nazwa oraz logo firmy. Warto zwrócić uwagę na czytelność oraz proporcje tych elementów zarówno w druku jak i na monitorze. Papier firmowy może sprawdzić się również do formalności i korespondencji elektronicznej. Mniejsze znaczenie ma już umiejscowienie samego znaku firmowego, w tej kwestii można pozwolić sobie na dowolność i wybrać którykolwiek róg arkusza.

Dobrą praktyką jest zamieszczenie pełnego adresu firmy, a także kompletnych oraz aktualnych danych kontaktowych takich jak: adres e-mail i telefon kontaktowy. Bardzo ważne jest również zamieszczenie adresu siedziby firmy, a także adresu korespondencyjnego – jeżeli się różnią. Papier firmowy pełni rolę podobną do wizytówek oraz folderów reklamowych,. Obowiązkowo musimy zamieszczać takie informacje, które ułatwią klientom kontakt z firmą i pozwoli na zdobycie nowych.

Bardziej oficjalne oraz formalne zastosowanie papieru firmowego, wymaga zamieszczenia na nim dodatkowych informacji które są regulowane odpowiednią ustawą. Informacje te to między innymi oznaczenie formy prawnej działalności danej firmy i numer spółki wraz z odpowiednim oznaczeniem sądu który przechowuje akta rejestrowe. Ponadto należy zamieścić numer NIP firmy oraz wysokość kapitału zakładowego.

Wymagania związane z zamieszczaniem konkretnych informacji na papierze firmowym, zależą od status danej spółki lub przedsiębiorstwa. Istnieją firmy które, według przepisów prawnych, muszą posługiwać się papierem firmowym z odpowiednimi danymi – jest to szczególnie istotne podczas sporządzania oficjalnych umów oraz wniosków, a brak kompletnych informacji może skutkować grzywną.

Czy projekt graficzny papieru firmowego jest ważny?

Posługiwanie się spójnym oraz konsekwentnym językiem graficznym we wszystkich firmowych akcydensach to ważny element budowania marki. Działanie kolorem lub nawiązanie do charakterystycznego designu znaku firmowego. To tylko jedne z punktów wyjścia do projektowania papieru firmowego czy wizytówki. Możliwości jest dużo, a ostatecznie projekt zależy od specyfiki i charakteru branży.

Większe firmy, posługujące się papierem firmowym w bardziej formalny oraz oficjalny sposób. Muszą one zdecydować się na bardziej nowoczesne, proste i minimalistyczne projekty. Zbyt dekoracyjne projekty będą odwracały uwagę i w wielu branżach nie dadzą wrażenia profesjonalizmu. Z kolei niewielkie działalności, skierowane na lokalny rynek, mogą pozwolić sobie na pewne odejścia od tych reguł. Jednak warto pamiętać o zachowaniu rozsądku. Są to ważne elementy w projekcie papieru firmowego.

Nieczytelny papier firmowy o przypadkowym designie z pewnością nie jest dobrą reklamą. Istnieje ryzyko, że odbiór zamieszczonych na takim arkuszu firmowym informacji (nie tylko danych firmy, ale również samych treści dokumentu) będzie znacząco utrudniony. Być może umknie to uwadze części stałych klientów natomiast, z dużym prawdopodobieństwem, utrudni pozyskanie nowych i bardziej wymagających interesantów.

Projekt papieru firmowego musi być przejrzysty. Wszelkie elementy znajdujące się na nim, powinny być tak przemyślane, by nie ingerowały w czytelność sporządzanych na papierze firmowym dokumentów. Podobnie może zadziałać brak papieru firmowego i sporządzanie dokumentów na pustych arkuszach. Takie nieprofesjonalne podejście, w zależności od branży, może pozostawić po sobie negatywne wrażenie.

Jakie korzyści daje przedsiębiorstwom posługiwanie się własnym papierem firmowym?

Papier firmowy bardzo skutecznie przekazuje konkretne, podstawowe informację o firmie (lokalizacja, telefon kontaktowy). W codziennym funkcjonowaniu firmy okazuje się niezastąpiony podczas biznesowej korespondencji. Dobrze zaplanowany i wykonany papier firmowy to przydatny także podczas sporządzania umów i innych dokumentów.

Przedsiębiorstwo posługujące się dobrze zaprojektowanymi oraz spójnymi akcydensami, zyskuje na profesjonalności, powadze i wiarygodności. Jest to ważne zarówno dla małych, rozwijających się firm, jak i dla dużych spółek. Poza konsekwentnym projektem graficznym, znaczenia ma także papier o odpowiedniej gramaturze, oraz technika druku.